Отчеты

Отчеты создаются на основе шаблонов отчетов. На главной странице пользователь видит отчеты доступные для работы. Настройка прав доступа к отчетам выполняется на форме Настройка -> Безопасность -> Роли.

Отчет может быть создан:

• Пользователем вручную путем нажатия на кнопку Сформировать.
• Автоматически по событию или по расписанию в соответствии с настройками шаблона отчета.

Создание отчета

Для создания отчета:

• На главной странице приложения откройте отчет, либо перейдите на форму Отчеты из главного меню приложения.
• Выберите дату начала отчета и другие входные параметры, которые были определены в шаблоне отчета.
• Нажмите кнопку Сформировать.
  • Если включена опция Предпросмотр, то отчет будет сформирован без сохранения в БД ТехноДок.
  • Если опция Предпросмотр отключена, то отчет будет сформирован и сохранен в БД ТехноДок. Сохраненные отчеты будут в дальнейшем доступны для просмотра и редактирования на вкладке Просмотр.

Создание отчета

Экспорт без создания

На форме формирования отчета рядом с кнопкой Сформировать доступно вспомогательное меню (кнопка ...), позволяющее выполнить действие с отчетом без его создания и сохранения в БД ТехноДок:

• Экспортировать в Excel/CSV/PDF/HTML/JSON — отчет формируется и сразу выгружается в файл выбранного формата.
• Печать — отчет формируется и сразу отправляется на печать.
• Отправить — отчет формируется и сразу отправляется по почте.

Это наиболее быстрый способ выгрузки данных, так как отчет не создается и не отображается на экране. Например, выгрузка данных за сутки в Excel/CSV без создания выполняется значительно быстрее, чем формирование и последующий экспорт отчета.

подсказка

В первую очередь возможность экспорта без создания предназначена для очень больших отчетов (миллионы значений). Она позволяет в одно действие выгрузить такой отчет в CSV или Excel без разметки наиболее оптимальным образом: данные сразу сохраняются в файл, минуя создание, отображение на экране и хранение отчета в БД. Это снижает потребление оперативной памяти и время выгрузки, а ограничение Максимальное количество шагов при экспорте к этим форматам не применяется — выгружаются все строки.

примечание

Состав доступных действий зависит от прав пользователя (Экспорт отчета, Печать отчета, Отправка отчета по почте) и от того, настроен ли почтовый клиент.

Переформирование отчета

Если выполнить изменения в шаблоне отчета (например, обновить формулы расчетов параметров или поменять верстку), то эти изменения будут применены только к новым отчетам, которые были созданы после изменения шаблона отчета. Если есть необходимость применить такие изменения для отчетов в прошлом, то необходимо переформировать отчет. Кнопка Переформировать находится в панели, расположенной над отчетом в выпадающем меню по кнопке ....

Для переформирования отчета доступны следующие настройки:

• Сохранять ручные правки - при выборе данной настройки будут сохранены все ручные правки отчета с момента его формирования.
• Учитывать изменения шаблона - активируйте данную настройку чтобы применить самую новую версию шаблона отчетов.
• Перезагрузить значения из внешних источников - активируйте данную настройку, чтобы заново загрузить данные из внешних источников.
• Переформировать за период - активируйте данную настройку, чтобы переформировать сразу несколько отчетов за выбранный промежуток времени.

примечание

ТехноДок хранит версии шаблонов сохраненных отчетов. Если в шаблон внесли изменения и переформировали отчет без включенной настройки Учитывать изменения шаблона, то отчет будет переформирован на основании той версии шаблона, на которой он был сформирован и последние изменения в переформированном отчете не будут применены.

Возможные ошибки при создании отчета

Ошибки расчета параметров

При создании отчета могут возникнуть ошибки, связанные с расчетными параметрами отчета. Если при создании отчета возникли ошибки расчета параметров, то в верхней части отчета будет отображена панель с подробной информацией об ошибках. Ошибки расчета параметров могут возникать в случае если нет доступа до источника данных из которого параметры загружают значения, либо если есть ошибка в расчетной формуле, например, деление на ноль.

Ошибка расчета параметров отчета

На главной форме приложения отчеты, сформированные с ошибками, будут отображаться с иконкой с восклицательным знаком.

Ошибка расчета параметров отчета

Системные ошибки

При формировании отчета могут возникнуть системные ошибки. Данные ошибки могут быть связаны с ошибкой при формировании шаблона отчета. В приведенном ниже случае, при попытке формирования отчета, на экране отобразится сообщение об ошибке, отчет не будет сформирован. Нажмите на кнопку сообщения Подробнее, чтобы получить детальную информацию.

Ошибка создания отчета

Просмотр отчета

Для просмотра содержимого сохраненных отчетов перейдите на вкладку Просмотр.

• При просмотре отчета в панели инструментов сверху доступны кнопки, при помощи которых можно отправить отчет на печать, экспортировать отчет в Excel/PDF, переформировать отчет и выполнить другие действия с отчетом.
• В верхнем правом углу отображаются иконки пользователей кто в данный момент работает с отчетом.
• Если в шаблоне для таблицы включено постраничное отображение, под таблицей отображается элемент навигации по страницам.

Просмотр отчетов

Экспорт отчета

Отчет можно экспортировать в файл из панели инструментов в режиме просмотра отчета. Доступны следующие форматы:

• Excel — выгрузка отчета в XLSX с сохранением разметки (внешнего вида) отчета.
• Excel (без разметки) — быстрая выгрузка табличных данных отчета в XLSX без учета разметки. Используется для быстрого экспорта больших объемов данных.
• PDF — выгрузка отчета в PDF с сохранением разметки.
• HTML — выгрузка отчета в HTML.
• CSV — выгрузка табличных данных отчета в CSV.
• JSON — выгрузка данных отчета в JSON.

Особенности экспорта:

• При экспорте в Excel числовые значения сохраняются с типом «число», что позволяет использовать их в формулах Excel.
• Разделитель целой и дробной части числа берется из региональных настроек операционной системы сервера приложений (например, запятая для локали ru-RU).
• Количество выгружаемых строк при экспорте в PDF, HTML и XLSX (с разметкой) ограничено настройкой шаблона Максимальное количество шагов при экспорте (см. раздел Ограничения). На экспорт в CSV и в Excel без разметки это ограничение не распространяется — они всегда выгружают все строки отчета, поэтому именно их следует использовать для выгрузки больших объемов данных целиком.